Pengertian Surat Niaga (Surat Bisnis)
Menurut
para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/
dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga
atau bisnis.
Surat
niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran,
jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau
surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat
seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat
niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal
intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di
dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk
hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan
usaha.
Ciri-Ciri
Surat Niaga
Adapun
ciri-ciri surat niaga diantaranya yaitu :
- Selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
- Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
- Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
- Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Fungsi Surat Niaga
Surat niaga memiliki fungsi penting dalam kelancaran proses perjalanan bisnis sebuah perusahaan. Beberapa fungsi surat niaga juga dapat disebutkan sebagai berikut:
- Sebagai bukti nyata atas terjadinya perjanjian.
- Sebagai alat pengingat yang bisa diarsipkan dan ditinjau ketika dibutuhkan.
- Mewakili penulis atau penerbit surat untuk berkomunikasi dengan orang yang dituju.
- Sebagai panduan saat menjalankan tugas.
- Bisa juga sebagai alat promosi saat melakukan penawaran.
- Sebagai acuan dalam pengambilan keputusan.
Jenis Surat Niaga
Salah satu jenis surat niaga yakni
surat pesanan, surat ini adalah surat yang berasal dari pembeli yang diantarkan
kepada penjaja yang isinya berupa pesanan untuk melakukan pembelian sejumlah
produk ataupun memesan sebuah jasa tertentu. Adapun sejumlah yang perlu
diacuhkan dalam menciptakan surat pesanan, diantaranya seperti:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah salah satu
jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan
hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang
penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.
2. Surat Penawaran
Surat
penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan
barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan
ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari
surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan
seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak
penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki
menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli
untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat
penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai
balasan untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan,
surat penawaran harus mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau
pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi
dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan pembeli.
3. Surat Permintaan
Surat
jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum
berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat
permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan
barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat
permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif
perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan
permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa
yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara
pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain
yang dianggap perlu.
4. Surat Pesanan Barang Atau Jasa
Surat
pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan kepada penjual
untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli.
Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang
dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan
jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila
pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer
dalam surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat
jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan
mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang
pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat
jual beli, dan juga harga barang.
6. Surat Pengiriman Barang
Surat
ini diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual
beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan
pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli
mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut.
Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai
besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang
detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan
perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa
dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila
diperlukan.
7. Surat penolakan pesanan
Surat
penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi
permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat
penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.
8. Surat pengaduan
Surat
pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian
dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang
rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
9. Surat Jawaban Pengaduan
Apabila
penjual menerima surat pengaduan, penjual harus sesegera mungkin untuk menjawab
surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini adalah
ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan
keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.
10. Surat Penagihan
Surat
penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan
sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli
untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar
perjanjian.
11. Surat Pengiriman Pembayaran
Apabila
pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang
barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan
karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah
uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.
12. Surat Pengangguhan Pembayaran
Surat
penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari pembeli karena menerima
surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan
tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan
perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang
pembayaran yang telah dijanjikan.
13. Surat Jawaban Penagguhan Pembayaran
Surat
ini dibuat oleh penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari
pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk
penangguhan tersebut.
Mengetahui jenis surat niaga sangat
bermanfaat terutama bila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini
akan sangat diperlukan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam
perusahaan dengan anak cabangnya.
Berikut
ada beberapa contoh surat niaga
Contoh Surat Penawaran |
Contoh Surat Penagihan |
Contoh Pengaduan Kerusakan Barang |
Contoh Surat Perkenalan |
Sumber
: