Word Processing II: SURAT NIAGA (SURAT BISNIS)

Pengertian Surat Niaga (Surat Bisnis)

Menurut para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.

Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Adapun ciri-ciri surat niaga diantaranya yaitu :

Selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
Cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga memiliki fungsi penting dalam kelancaran proses perjalanan bisnis sebuah perusahaan. Beberapa fungsi surat niaga juga dapat disebutkan sebagai berikut:

Sebagai bukti nyata atas terjadinya perjanjian.
Sebagai alat pengingat yang bisa diarsipkan dan ditinjau ketika dibutuhkan.
Mewakili penulis atau penerbit surat untuk berkomunikasi dengan orang yang dituju.
Sebagai panduan saat menjalankan tugas.
Bisa juga sebagai alat promosi saat melakukan penawaran.
Sebagai acuan dalam pengambilan keputusan.

Jenis Surat Niaga

Salah satu jenis surat niaga yakni surat pesanan, surat ini adalah surat yang berasal dari pembeli yang diantarkan kepada penjaja yang isinya berupa pesanan untuk melakukan pembelian sejumlah produk ataupun memesan sebuah jasa tertentu. Adapun sejumlah yang perlu diacuhkan dalam menciptakan surat pesanan, diantaranya seperti:

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

2. Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan, surat penawaran harus mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan pembeli.

3. Surat Permintaan

Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.

4. Surat Pesanan Barang Atau Jasa

Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oelh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan. Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberitahukan detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.

6. Surat Pengiriman Barang

Surat ini diterbitkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli bila pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang tersebut. Biasanya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan tentang detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi bila diperlukan.

7. Surat penolakan pesanan

Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual apabila mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan sesegera mungkin.

8. Surat pengaduan

Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut bisa berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

9. Surat Jawaban Pengaduan

Apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini adalah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.

10. Surat Penagihan

Surat penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau telah diluar perjanjian.

11. Surat Pengiriman Pembayaran

Apabila pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.

12. Surat Pengangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang telah dijanjikan.

13. Surat Jawaban Penagguhan Pembayaran

Surat ini dibuat oleh penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini bisa berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.

Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama bila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini akan sangat diperlukan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.

Berikut ada beberapa contoh surat niaga